Profil Perusahaan

PT. X Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa keamanan dan dan dibagi dalam tiga lingkup jenis pengamanan, yaitu
a. Cash Services, menawarkan keamanan bukan hanya dalam pengawalan dalam mengantar uang, tetapi juga bisa berupa perhiasan dan barang-barang berharga lainnya dalam jumlah yang sangat besar.
b. Manned Guarding, memberikan pengamanan dalam bidang penyediaan sumber daya manusianya, yaitu seperti pengadaan satpam.
c. Electronic Security System, menawarkan keamanan berupa penyediaan alarm dan perlengkapan keamanan lainnya

X pertama berdiri di Inggris, beroperasi sebagai penjaga malam (night guards) dengan menggunakan armada sepeda serta berseragama seperti polisi dengan tugas melakukan pengontrolan di antara rumah penduduk untuk menangkap pencuri. Selama perang dunia ke-2, X mengalami masa-masa sulit tetapi setelah tahun 50-an, X kembali menjalankan bisnisnya dengan mempekerjakan 300 karyawan di sekitar daerah London, Kelompok penjaga malam ini kemudian dikenal sebagai “X”. Tetapi dengan nama ini, pemerintah Inggris menilai terlalu berbau militerisme sehingga nama tersebut dipersingkat menjadi X sampai dengan sekarang.
Tahun 60-an dikenal sebagai masa ekspansi bagi X. Kerjasama dengan Malaysia diikuti dengan mendirikan base di Hongkong. Pertumbuhan di daerah Asia ini kemudian semakin melebar ke China, Taiwan, Macau, Brunei, Malaysia, Thailand dan Indonesia. Total keseluruhan karyawan di wilayah Asia pada saat itu mempekerjakan 14.000 karyawan.
Ekspansi terus berlanjut di sekitar tahun 70-an dan 80-an. Pada masa ini X mandapat izin untuk merancang kendaraan lapis baja sendiri yang dilengkapi dengan senjata dan peralatan telekomunikasi. Alat ini memungkinkan untuk selalu berhubungan dengan stasiun statis (control room yaitu divisi yang memiliki tiga fungsi kontrol radio, telepon, alarm, dan penggunaan kunci) serta berfungsi juga sebagai alat pelacak keberadaan kendaraan tersebut (GPS, Global Positioning System). Dengan keahlian dalam spesialisasi kendaraan dan teknologi komunikasi tersebut telah membuat X semakin dikenal oleh banyak kalangan.
Kini X adalah salah satu dari 3 besar perusahaan jasa keamanan ternama di dunia yang mempekerjakan lebih dari 125.000 karyawan di 50 negara. X memiliki pengalaman dalam pelayanan seperti Cash Services, Manned Guarding, and Electronic System. Layana bertaraf international ini dengan pengalaman lebih dari 68 tahun beroperasi di 5 benua (Asia, Eropa, Afrika, Australia dan Amerika).
X di Indonesia pada tahun 1994 sebagai perusahaan internasional pertama yang bergerak dalam bidang jasa keamanan dengan nama PT. X Indonesia yang menyediakan jasa keamanan di bidang Cash Services, Manned Guarding, and Electronic System. PT. X Indonesia berstatus sebagai distributor tunggal di Indonesia dan merangkap sebagai kantor pusat dan perwakilan X Groups di Inggris.
PT. X Indonesia berlokasi di Kawasan Komersial Cilandak.
Berikut beberapa jenis pelayanan (services) yang ditawarkan oleh PT. X Indonesia :
1. Cash Services
PT. X Indonesia menawarkan solusi inovatif bagi klien untuk menemukan jalan keluara dalam operasional tentang cash services mereka. Contoh dari kegiatan tersebut seperti Cash In Transit, Cash and Coin Management, Automatic Teller Machine Management (ATM) dan Secure Distribution Services. Semua layanan tersebut dilindungi dengan jaminan asuransi penuh. Seluruh kegiatan operasional Cash Services dikontrol dari Control Room yang beroperasi 24 jam. PT. X indoonesia juga adalah satu-satunya perusahaan yang menyediakan layanan ambil dan antar barang bernilai tinggi secara internasional seperti emas, intan dan perak.
Layanan uang tunai menawarkan layanan lengkap untuk pengelolaan uang tunai termasuk :
a. Transportasi
b. Layanan pengelolaan uang tunai (transportasi, simpan dan sortir uang).
c. Pengelolaan ATM (pengisian uang dan perawatan mesin ATM).
Layanan uang tunai bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan uang sehingga lebih bernilai dan meminimalkan kemungkinan kerugian yang diakibatkan dari pengendapan uang.
Layanan ini termasuk pengambilan dan penyetoran uang, pemroresan uang tunai sesuai dengan standar Bank Indonesia (hitung, sortir, konsolidasi dan verifikasi), penyimpanan dan distribusi uang tunai ke Bank Indonesia atau bank lainnya.
Layanan ini termasuk memperkirakan penggunaan uang ATM, pengisian kaset uang ke mesin ATM, monitor saldo dan perawatan mesin ATM. Penggunaan layanan jasa pengelolaan uang tunai ini adalah bank, perusahaan retail dan perusahaan industri lainnya.
2. Manned Guarding
Lebih dikenal sebagai Satuan Pengamanan (SATPAM) yaity security personnel yang terlatih untuk memberikan pelayanan keamanan. PT. X Indonesia menyediakan layanan lengkap baik untuk bank, hotel, kantor, area komersial, industri maupun perumahan. Tergantung dari permintaan pelanggan, Satpam tersebut dapat juga dilatih sebagai penerima tamu, officer (petugas) proteksi alarm kebakaran dan operator kendaraan.
Dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi serta tekad untuk selalu memberikan solusi keamanan terkini, PT. X Indonesia telah mengembangkan konsep keamanan terintegrasi yang bertujuan untuk memberikan pelayanan proteksi aset pelanggan dengan biaya seminimal mungkin. Hal ini dilakukan dengan cara mengkombinasikan faktor manusia dengan sistem alarm yang ada sehingga lebih murah bila dibandingkan hanya dengan menggunakan petugas Satpam. Sistem ini dimonitor langsung oleh control room yang ada di PT. X Indonesia selama 24 jam. Layanan solusi kemanan terpadu ini antara lain
a. Satpam statis yang bergerak (patrol).
b. Patroli mobil (patrol car).
c. Alat monitor dan respon sistem alarm.
d. Keamanan pada waktu khusus seperti pameran dan festival.
3. Electronic Security System
Menyediakan jasa layanan dan instalasi sistem alarm keamanan seperti intruder alarm, CCTV (Close Circuit Television), DVR (Digital Video Recording) serta melakukan pemonitoran. PT. X Indonesia meng-install dan memonitor sistem keamanan pelanggan, baik perumahan, kantor atau pabrik (industri). Sistem alarm ditempatkan di tempat pelanggan yang dimonitor oleh ruang kontrol selama 24 jam per hari, 365 hari per tahun. PT. X Indonesia juga memiliki tim patroli san response team yang didukung polisi bersenjata. Jasa layanan di atas termasuk supervisor on duty dan petugas maintenance yang dapat dipanggil selama 24 jam per hari.

Latar Belakang

Rasa aman merupakan kebutuhan dasar manusia. Tak heran kalau banyak orang yang rela mengeluarkan uang hingga jutaan rupiah setiap hari, hanya sekedar untuk mendapatkan rasa aman. Fenomena inilah kemudian yang menjadi salah satu pendorong maraknya perusahaan jasa pengamanan diri. Dari yang dikelola amatiran hingga perusahaan berskla internasional.
Bisnis jasa pengamanan diri mulai marak sekitar tahun 1999, paska runtuhnya rezim Orde Baru. Maklum, ending jatuhnya rezim itu cukup tragis. Ekonomi carut-marut, demontrasi terjadi di mana-mana. Puncaknya, kerusuhan massal yang menelan korban ratusan bahkan mungkin ribuan orang, hingga hari ini, tidak ada data yang jelas. Akibatnya masyarakat pun dihantui perasaan was-was dan khawatir. Rasa aman menjadi sesuatu yang mahal.
Beberapa kalangan pun mulai melirik jasa pengamanan diri. Entah itu pengawal pribadi atau bodyguard maupun satpam. Permintaan jasa pengamanan pun terus meningkat. Tentu saja hal ini cukup menggiurkan, khususnya bagi perusahaan penyedia jasa pengamanan. Tak heran kalau kemudian, hingga tahun 2010 ini, tak kurang dari 184 perusahaan yang tercatat mendapat izin dari Polri untuk menjalankan usaha pengamanan. Salah satunya adalah PT. X Indonesia.

User Interface

Menurut kami User interface adalah kemudahan dalam penggunaan data sehingga orang awam dapat menggunakan dan mengoperasikan laporan ini.

Spesifikasi Database System

Untuk dapat menampung data masukan dan membantu pengolahan data, maka dibuat spesifikasi file untuk mempermudah dalam perancangan sistem.
Perancangan sistem yang digunakan sebagai berikut :
Software yang digunakan : Microsoft Access 2000
Tabel :
1. Mobil
2. Parts
3. Transaksi
Ada pun spesifikasi file yang dipergunakan sebagai berikut:
1. Nama table : Mobil
Fungsi table : Untuk menyimpan data mobil
Kunci field : NoPanel
Tabel 1. Spesifikasi File Mobil
No Elemen Data Akronim Type Record Keterangan
1 No Panel NoPanel Text 4 Primary Key
2 No Polisi NoPolisi Text 7
3 Type Type Text 25
4 No Mesin NoMesin Text 10
5 No Rangka NoRangka Text 10

2. Nama table : Parts
Fungsi table : Untuk menyimpan data parts
Kunci field : KoBar
Tabel 2. Spesifikasi File Parts
No Elemen Data Akronim Type Record Keterangan
1 Kode Barang KoBar Text 4 Primary Key
2 Nama Barang NaBar Text 30
3 Harga Satuan HrgSatuan Num 15

3. Nama table : Transaksi
Fungsi table : Untuk menyimpan data transaksi
Kunci field : NoNota
Tabel 3. Spesifikasi File Transaksi
No Elemen Data Akronim Type Record Keterangan
1 Nomor Nota NoNota Text 8 Primary
2 Tanggal Nota TglNota Date 8
3 Keterangan Keterangan Text 40
4 Tanggal Service TglService Date 8
5 Kilometer KiloMeter Text 8
6 Quantity Qty Num 8
7 Total Total Num 8
8 No Panel NoPanel Text 4 Foreign
9 Kode Barang KoBar Text 4 Foreign

Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relational. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu.
ENTITAS
Entitas adalah suatu atau objek didunia nyata yang dapat dibedakan dari suatu atau objek lainnya. Contoh, Setiap karyawan dan Bengkel dalam suatu perusahaan adalah entitas.
ATRIBUT
Atribut adalah property deskriptif yang dimiliki setiap anggota dari himpunan entitas. Contoh, Pada entitas karyawan memiliki atribut-atribut seperti NIP, Nama Karyawan, dan Divisi yang ia tempati.
HUBUNGAN ANTAR RELASI
Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas yang lainnya. Contoh, entitas karyawan memiliki hubungan tertentu dengan entitas bengkel. Pada penggambaran E-R, relasi adalah perekat yang menghubungkan suaru entitas dengan entitas yang lainnya.
KARDINALITAS/DERAJAT RELASI
Kardinalitas relasi menunjukan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.
Kardinalitas relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas dapat berupa :
Satu ke Satu (One to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya.
Satu ke Banyak (One to Many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, Tetapi tidak sebaliknya dengan entitas, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
Banyak ke Satu (Many to One)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyakvdengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B.
Banyak ke Banyak (Many to Many)
Setiap entitas pada pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

Berikut adalah ERD dari “ Proses Permintaan Perbaikan dan Proses Laporan Perbaikan Pada Bengkel “:

Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi yang penulis lakukan dalam menyelesaikan rancangan data ini, berlangsung seperti jadwal dibawah ini :
1. Instalasi Hardware dan Software
Adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka pemasangan perangkat keras dan perangkat lunak untuk mendukung dalam pembuatan sistem ini. Dalam kegiatan instalasi hardware dan software diperlukan waktu selama satu minggu.
2. Penyiapan Dokumen Input
Penyiapan dokumen input adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan sebagai masukan dalam pembuatan sistem ini. Kegiatan ini membutuhkan waktu seminggu.
3. Pembuatan Database
Pembuatan database adalah kegiatan yang dilakukan dalam membuat database file untuk menunjang berjalannya sistem ini. Dalam pembuatan database diperlukan waktu selama dua minggu.
4. Pembuatan dan Tes Program
Kegiatan yang dilakukan adalah membuat file program yang diperlukan dalam mengolah data yang ada, seperti program pemasukan data karyawan baru, program pencetakan daftar-daftar yang harus dilaporkan serta program lainnya. Setelah program dibuat kemudian dilakukan tes program guna mengetahui apakah dapat berjalan dengan baik. Kegiatan ini memerlukan waktu selama dua minggu.
5. Pembuatan Buku dan Petunjuk Operasi
Merupakan kegiatan yang bertujuan untuk membuat buku dan petunjuk yaitu mengenai bagaimana cara megoperasikan sistem yang sudah dirancang didalamnya meliputi cara pengisian format, pengoperasian komputer, serta prosedur pencetakan.
6. Training Calon User
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan petunjuk dan pelatihan bagi calon user tentang bagaimana cara pengoperasian dari keseluruhan sistem ini, sehingga calon user yang mengerjakan dapat mengerti cara kerjanya.
7. Tes Sistem
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan uji coba terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana prooses tersebut dapat berlangsung dengan baik dan benar. Mulai dari pemasukan data karyawan sampai menghasilkan beberapa keluaran data. Kegiatan ini memerlukan waktu selama dua minggu.
8. Konversi
Kegiatan ini bertujuan untuk melakukan perbaikan sistem yang sedang berjalan, dengan sistem usulan yang lebih baik. Kegiatan ini memerlukan waktu selama dua minggu.
9. Operasi dan Evaluasi
Kegiatan ini merupakan langkah akhir dari jadwal implementasi yang bertujuan sebagai penilaian akhir dari langkah-langkah sebelumnya, sehingga dapat diambil keputusan dari pelaksanaannya. Kegiatan ini memerlukan waktu selama dua minggu.

Spesifikasi Sistem Komputer

Suatu sistem yang baik tidak akan berhasil dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana pendukung yang baik pula. Sarana pendukung yang dimaksud bukan harus menggunakan suatu unit komputer dengan merek tertentu dan harga yang mahal tetapi harus berintegrasi dengan baik antara satu dengan yang lainnya.
Umum
Sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau beberapa aspek antara lain, perangkat keras (Hardware), perangkat lunak (Software) dan pemakai (Brainware). Diantara unsur tersebut yaitu prasarana atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi sistem yang diusulkan, untuk itu penulis menguraikan prasarana atau perangkat komputer yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan. Adapun spesifikasinya adalah sebagai berikut:
Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang digunakan pada sistem usulan ini yaitu menggunakan :
a. Operating Sistem : Microsoft Windows XP
b. Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Yang mempunyai beberapa kelebihan yaitu mudah dalam penggunaanya, Visual Basic dapat menangani pemrograman dengan database, sehingga walaupun banyak menggunakan pengolahan data, tidak menjadi kendala.
c. Database : Microsoft Access 2000
Perangkat Keras (Hardware)
Adapun perangkat keras yang digunakan sebagai berikut:
1. Micro Processor : Intel Pentium III / 733 Mhz
2. Memori : 128 MB
3. Monitor : 14” color SVGA
4. Floppy Disk : 1.44 MB
5. Keyboard : 102 Keys
6. Mouse : Standar mouse
7. Hardisk : 10 GB
8. Printer : Epson Stylus Colour 460

Struktur Organisasi

Organisasi adalah merupakan suatu wadah, badan atau tempat berkumpulnya sumber daya yang merupakan kesatuan untuk yang dalam kegiatannya saling berhubungan guna mencapai suatu tujuan bersama. Organisasi yang di dalamnya banyak bermacam fungsi dan wewenang pada setiap bagiannya diperlukan sebuah struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi, akan terlihat jelas wewenang dan tanggung jawab dalam setiap kegiatan organisasi tersebut.
Dalam mendayagunakan kemampuan karyawan, perusahaan membagi dalam beberapa bagian yang memiliki tugas dan wewenang masing-masing antara lain :
1. President Director
a. Menetapkan strategi, tujuan utama dan kebijakan pengembangan perusahaan.
b. Mengkoordinasikan degitan semua divisi agar berjalan lebih efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
c. Menetapkan jumlah anggaran dan aliran kas keuangan perusahaan.
d. Menetapkan pengambilan keputusan untuk dan atas nama perusahaan.
e. Mencari ide-ide baru yang dianggap dapat meningkatkan serta mendukung dalam kemajuan perusahaan.
2. Cash Service Director
a. Menangani divisi ATM, Cashguard & CPC.
b. Menjamin kesesuaian kontrak pelanggan.
c. Menyetujui kontrak dan service order.
d. Bertanggung jawab kepada President Director.

3. Security Services Director
a. Menangani divisi guarding, cargo, internal security, information techno-logy, ops. Training, HSE & QA.
b. Bertanggung jawab langsung kepada President Director.
c. Menyetujui kontrak yang berhubungan dengan jasa keamanan guarding.
d. Menjamin kesesuaian kontrak pelanggan.
4. Guarding Department
a. Memastikan bahwa kontrak pelanggan dapat dipenuhi.
b. Memastikan guard yang akan dikirim ke pelanggan.
c. Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan guard yang akan dikirim ke pelanggan.
5. Cargo Department
a. Melakukan proses pengiriman barang berharga, seperti emas batangan.
b. Melakukan pengepakan dan bongkar muat barang.
6. Internal Security Department
a. Mengawasi para pekerja lapangan dalam melakukan tugas atau pekerjaan dan apakash sudah sesuai dengan prosedur.
b. Mencari informasi mengenai kebenaran data karyawan (tentang keluarga, rumah dan status kepemilikannya).
7. Information Technology Department
a. Membuat dan menguji program aplikasi.
b. Mengenalkan aplikasi yang akan digunakan pada tiap-tiap bagian.
c. Mendukung seluruh bagian dengan sistem berbasis komputer.
d. Melakukan maintenance terhadap aplikasi yang ada.
e. Memastikan bahwa aplikasi tersebut dapat sepenuhnya membantu proses bisnis.
8. Operasional Training Department
a. Pelatihan karyawan baru.
b. Memberikan dorongan motivasi kerja kepada para karyawan.
9. Electronic System General Manager
a. Membawahi divisi engineering, commercial, finance and accounting.
b. Bertanggung langsung kepada President Director.
c. Menerima dan menyetujui kontrak yang berhubungan dengan pemesanan alarm dan peralatan pendukungnya.
10. Engineering Department
a. Mengirim dan memasang produk keamanan yang dipesan pelanggan.
b. Memastikan bahwa semua peralatan yang ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya.
c. Melakukan maintenance terhadap pema-sangan alarm dan peralatan pendu-kungnya.
d. Memastikan bahwa larm dan peralatan pendukungnya dipasang sesuai dengan keamanan pelanggan.
e. Memastikan bahwa alarm dan peralatan pendukungnya dalam kondisi baik.
11. Commercial Department
a. Mempresentasikan produk kepada pelanggan.
12. Finance and Accounting Department
a. Memperhitungkan biaya yang keluar untuk produksi.
b. Membuat kontrak penjualan.
c. Membuat surat order penjualan.
d. Membuat laporan keuangan mengenai penjualan alarm dan peralatan pendukungnya.
e. Membuat perhitungan rugi laba, terutama yang berhubungan dengan pengeluaran pada electronic system department.
f. Membuat bukti pembayaran.
g. Membuat surat order pembelian.
13. Finance Department
a. Merencanakan anggaran keuangan perusahaan.
b. Mengelola dana dan kas anggaran perusahaan.
c. Menetapkan kebijaksanaan dalam bidang akuntasi dan keuangan.
d. Menetapkan tujuan dan sasaran pengelolaan keuangan perusahaan.
e. Memimpin, mengatur, mengawasi pelaksanaan kebijaksanaan akuntansi yang telah ditetapkan.
f. Membuat keputusan-keputusan dan mengatasi permasalahan-permasalahan kritis mengenai keuangan perusahaan.
14. Senior Sales and Marketing Department
a. Membuat promosi untuk cash services dan manned garding.
b. Membuat kontrak penjualan.
15. HR Manager
a. Mengelola kebutuhan sumber daya manusia.
b. Mengelola dan memelihara sumber daya manusia perusahaan untuk mencapai kinerja yang diharapkan perusahaan.
c. Memastikan pengelolaan sumber daya manusia sesuai dengan peraturan perundangan.
d. Mempertahankan sumber daya yang potensial.
16. Recruiting Department
a. Menghubungi pelamar untuk melakukan wawancara.
b. Melakukan penyeleksian pelamar.
17. Payroll Department
a. menghitung gaji karyawan.
b. Mendistribusikan gaji kepada karya-wan.
c. Membuat laporan slip penggajian.
18. Welfare Department
Meningkatkan kesejahteraan para karyawan